L’AI Mashfrog vince il SAP Quality Award 2025
Grazie all’uso dell’Intelligenza Artificiale, il processo di entrata merci diventa digitale e intelligente, con meno errori, tempi ridotti, tracciabilità totale e una collaborazione più efficiente tra logistica, acquisti e amministrazione.
Realizzato con SmartInbound AI, soluzione sviluppata da Mashfrog e oggi parte della suite Mashfrog for Procurement (M4P) — un portafoglio di otto applicazioni AI multi-agent a supporto del processo Procure-to-Pay — il progetto si basa su SAP BTP Document Information Extraction e algoritmi di AI semantica per leggere automaticamente i DDT dei fornitori, validare i dati in SAP S/4HANA, gestire le matricole e offrire dashboard di controllo in tempo reale.
La premiazione si è svolta il 15 ottobre durante il SAP NOW AI Tour 2025, l’evento annuale dedicato alle più recenti innovazioni tecnologiche e applicazioni dell’intelligenza artificiale nel mondo SAP.
Il progetto ha digitalizzato e automatizzato il processo di Entrata Merci, trasformando un’attività storicamente manuale e dispendiosa in un flusso intelligente, SAP-integrato e completamente tracciabile.
L’obiettivo era migliorare l’efficienza operativa e ridurre gli errori nei flussi documentali legati alla ricezione merci, garantendo al tempo stesso una maggiore velocità nei processi di approvvigionamento e nelle aperture dei nuovi punti vendita.
Come ha sottolineato Veronica Rao, Managing Director di Mashfrog for Procurement (M4P): "Questo riconoscimento conferma la nostra capacità di integrare l’AI nei processi SAP con soluzioni concrete e scalabili. È un risultato che valorizza il portafoglio di componenti multi-agent di Mashfrog for Procurement, pensato per portare intelligenza reale nella gestione degli acquisti."
La sfida: digitalizzare, semplificare, integrare
Prima dell’avvio del progetto, la gestione delle bolle di consegna (DDT) era un processo manuale, con documenti ricevuti in formati differenti – cartacei, PDF o digitali – che richiedevano la lettura e l’inserimento manuale dei dati nel sistema.
Ciò generava errori, rallentamenti e difficoltà di tracciabilità, soprattutto nelle fasi di allestimento e apertura dei nuovi punti vendita.
L’esigenza di MD era dunque duplice: da un lato standardizzare e digitalizzare l’intero processo di Entrata Merci, dall’altro assicurare una piena integrazione con SAP S/4HANA, per ottenere dati più affidabili e processi più rapidi e trasparenti.
La soluzione: SmartInboundAI, uno degli otto componenti della suite M4P
Mashfrog ha lavorato alla contestualizzazione del prodotto SmartInboundAI, una soluzione basata su SAP Business Technology Platform che utilizza SAP Document Information Extraction e algoritmi di intelligenza artificiale semantica per leggere automaticamente i DDT dei fornitori.
Il sistema valida i dati con gli ordini presenti in SAP S/4HANA, gestisce le matricole, genera in automatico serial number virtuali in caso di dati mancanti e fornisce una pagina in tempo reale per il controllo e la collaborazione tra logistica, acquisti e amministrazione.
Il processo è supportato da un’interfaccia semplice e intuitiva con sistema semaforico (verde, giallo, rosso) che consente agli operatori di individuare immediatamente eventuali dati letti con difficoltà dall’AI, garantendo così un controllo rapido e puntuale.
Questa automazione intelligente ha ridotto di oltre il 70% il lavoro manuale, migliorato la qualità e la completezza dei dati e reso il processo di Entrata Merci più veloce, tracciabile e conforme agli standard aziendali.
I risultati: efficienza, tracciabilità e valore strategico
L’introduzione di SmartInboundAI ha portato benefici tangibili e misurabili in termini di produttività, qualità dei dati e collaborazione interfunzionale.
Tra i principali risultati:
- riduzione drastica dei tempi di registrazione dei DDT e degli errori di inserimento;
- tracciabilità completa delle merci e delle matricole;
- ottimizzazione del lavoro delle persone, che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
L’IA come leva di crescita e semplificazione
Il riconoscimento ottenuto dimostra il valore strategico dell’Intelligenza Artificiale come fattore di trasformazione per i processi aziendali. Grazie a un approccio fondato su metodologia agile, co-design con gli utenti e totale integrazione SAP, ha preso forma un modello di innovazione scalabile e sostenibile, destinato a diventare un riferimento per questa tipologia di attività.
La sinergia con Mashfrog e l’utilizzo avanzato delle tecnologie SAP BTP hanno permesso di trasformare un processo operativo in un vantaggio, migliorando efficienza, compliance e qualità dei dati.
SmartInboundAI rappresenta non solo un successo progettuale, ma anche una visione concreta di come l’AI possa rendere le imprese più intelligenti, efficienti e pronte a costruire il futuro digitale della distribuzione.
