Gestire progetti completamente da remoto: i 3 fattori di successo

Si avvia alle battute conclusive il progetto di implementazione “green-field” finalizzato all'istallazione di sistemi di gestione, esplorazione e produzione basati sulle tecnologie Cloud SAP S/4 HANA e SuccessFactors in Zallaf Lybia Exploration and Production of Oil&Gas, parte della più importante società petrolifera libica (NOC - National Oil Corporation).
Un progetto durato 44 settimane che va ad arricchire con una nuova eccezionale best practice i risultati già raggiunti dal Gruppo mashfrog in questo primo trimestre 2020 in ambito migrazione di sistemi gestionali e comparti produttivi. 
 
Abbiamo chiesto ad Emiliano Baroni, CEO di mashfrog DMCC, la controllata del Gruppo che ha guidato e gestito tutte le fasi del progetto, di condividere i fattori che hanno consentito il successo di un’operazione estremamente complessa e gestita integralmente da remoto.

Le sfide di un “green-field” implementation project

In gergo un progetto si definisce “green-field” quando comporta l’implementazione ex-novo di sistemi di gestione che andranno ad innovare radicalmente i processi di business. Si tratta di progetti end-to-end che richiedono, dunque, un particolare sforzo di analisi iniziale, notevoli capacità di re-design dell’architettura dei processi e una collaborazione costante tra consulenti e cliente sia per la fase di “design” che per l’implementazione vera e propria.      
 
A rendere particolarmente sfidante il progetto che il Gruppo mashfrog ha seguito in Zallaf Lybia si sono aggiunti due elementi: il contesto politico, la Libia è un Paese in guerra e naturalmente l’accesso ai nostri consulenti e PM non è mai stato possibile, ed il team di progetto con componenti dislocati in 4 diverse aree geografiche.
Un progetto che è stato gestito, dunque, completamente e costantemente da remoto.

Obiettivi e fasi di progetto

Come già anticipato, mashfrog Group ha pianificato e coordinato tutte le fasi di implementazione di un ambiente tecnologico in cloud basato su SAP S4/HANA e SuccessFactors per la trasformazione digitale di tutti i principali processi di business di Zallaf Lybia (amministrazione e controllo di gestione, acquisti, logistica, trasporti, gestione dei materiali, fino all’aviazione e all’estrazione). Non solo, per la parte di HR Payroll è stata creata una soluzione chiavi in mano e completamente “tailor-made” sulla base dei requisiti legali del Paese e delle specifiche esigenze dell’azienda.
 
Le fasi. Le 44 settimane previste da progetto prevedevano un kick-off, una fase di “esplorazione” (analisi e design), una fase di “realizzazione” (configurazione delle soluzioni), una fase di “sviluppo” (test e training dell’utente) e infine una fase di “go-live” e “supporto post-go live”.

“Fondamentale è stata la settimana iniziale di kick-off che si è svolta al Cairo negli uffici SAP. Solo in questa occasione abbiamo potuto confrontarci dal vivo con il cliente e lavorare fianco a fianco in presenza per definire le linee guida e soprattutto la metodologia che avremmo seguito per tutte le successive fasi del progetto”. Racconta Emiliano Baroni.
 
Fasi che sono state gestite poi sempre da remoto non solo con il cliente, ma anche internamente al team di progetto, composto da 18 consulenti tecnici e funzionali che hanno lavorato in parte dall’Italia, in parte dagli Emirati Arabi, in parte dall’India e dal Venezuela.

I fattori di successo del progetto

Tre sono stati i fattori fondamentali per il successo di un progetto che, ci ricorda Emiliano, “non è stato un roll-out, ma un progetto architetturale e di implementazione end-to-end”.
Il fattore tecnologico: i tool, le piattaforme e tutta la tecnologia che ha consentito lo svolgimento delle fasi di progetto e il lavoro da remoto.   
Il fattore umano: le persone, le competenze soft e hard e l’esperienza maturata dai consulenti mashfrog durante i progetti internazionali e in contesti culturali molto diversi da quello di provenienza.
Il fattore metodologico: una metodologia rigorosa basata su flussi collaudati e su imprescindibili meeting settimanali tra PM e mensili con i C-Level di Zallaf per il confronto e la condivisione dei risultati.

“Senza una governance forte e una metodologia collaudata sarebbe stato impossibile gestire un progetto di questa complessità”, commenta Baroni.  
La tecnologia, la metodologia e le risorse mashfrog sono risultate particolarmente efficaci anche grazie all’apertura, disponibilità e fiducia dimostrate dal cliente.

Una nuova best practice e un’opportunità di crescita

Con Zallaf Lybia il Gruppo aggiunge una best practice al proprio portfolio: il progetto ha consentito infatti di confermare l’efficacia della metodologia mashfrog nella gestione dei progetti da remoto, ma anche di sperimentarla in un settore, quello dell’Oil&Gas, e in ambiti come l’estrazione e l’aviazione completamente nuovi.

Emiliano Baroni è CEO e Founder di mashfrog DMCC e uno dei padri fondatori del Gruppo mashfrog. Si è formato professionalmente nel mondo del Business Consulting e si è sempre occupato di trasformazione digitale di processi aziendali. Dopo alcuni anni trascorsi a coordinare la sede mashfrog di Milano, nel 2018 fonda mashfrog DMCC a Dubai, la branch estera nata per esportare l’expertise mashfrog nei mercati della Mena Region e contribuire all’internazionalizzazione del Gruppo.