Procurement e AI: il nuovo valore dei processi SAP

Entro il 2027, il 50% delle organizzazioni avrebbe utilizzato strumenti di intelligenza artificiale per supportare la negoziazione dei contratti con i fornitori. È la previsione formulata da Gartner nel maggio 2024, che già allora indicava la gestione contrattuale come un ambito centrale per l’evoluzione del Procurement. A distanza di due anni, la direzione sembra essere tracciata, ma non ancora del tutto consolidata.  

In attesa dei dati strutturali di fine anno, sembra emergere però un disallineamento. È sempre Gartner a evidenziare in una survey che il 63% dei senior Procurement leader si aspetta che l’AI migliori significativamente le performance nei tre anni successivi. Ma solo il 25% ha già riprogettato ruoli e mansioni come conseguenza diretta dell’implementazione dell’AI.  

Da presidio operativo e amministrativo, il Procurement è diventato un fattore strategico di resilienza, gestione del rischio e competitività: scegliere un fornitore, negoziare una condizione o intercettare una criticità significa contribuire alla continuità e alla capacità di crescita dell’impresa. Per sostenere questa responsabilità, occorre intervenire sul lavoro quotidiano e farlo con gli strumenti migliori possibili per ottimizzare i processi.  

Processi digitali, decisioni ancora da costruire 

Tuttora, anche per le aziende che hanno digitalizzato i processi con SAP Ariba e SAP S/4HANA, molte attività continuano a richiedere tempo e verifiche manuali. Recuperare informazioni da sistemi differenti, verificarne la coerenza e trasformarle in una valutazione resta tuttavia un impegno significativo per i team. 

«Digitalizzare un processo non significa necessariamente automatizzare tutte le attività che lo compongono», osserva Veronica Rao, Managing Director Mashfrog4Procurement (M4P). «Oggi l’AI ci offre l’opportunità di fare un passo ulteriore: rendere più intelligenti i processi già digitalizzati, riducendo il lavoro manuale e permettendo alle persone di concentrarsi sulle decisioni e sulle attività a maggior valore». 

È il passaggio dall’automazione alla decision intelligence: integrare nei processi la capacità di leggere documenti, collegare informazioni, individuare anomalie e preparare gli elementi necessari per decidere. Il beneficio potenziale riguarda insieme produttività, visibilità e qualità del controllo. 

Fornitori, acquisti e contratti: dove può intervenire l’AI 

Tre aree mostrano concretamente come questo approccio possa cambiare il lavoro del Procurement. 

Nella gestione dei fornitori e nel monitoraggio del rischio, l’AI può supportare la qualifica, verificando completezza e coerenza della documentazione rispetto ai requisiti aziendali. Può inoltre affiancare i controlli sui subappalti e l’analisi delle evidenze raccolte durante gli audit, segnalando le criticità da approfondire. «Sono attività diverse, ma hanno un elemento comune: richiedono verifiche ripetitive e una grande quantità di informazioni da interpretare», spiega Rao. «L’AI può intervenire proprio su questi passaggi, supportando il lavoro delle persone e rendendo i controlli più rapidi, coerenti e strutturati». 

Nel sourcing e nelle operazioni di acquisto, l’AI può supportare la predisposizione della documentazione di gara, la costruzione delle griglie di valutazione e il confronto delle offerte rispetto ai criteri definiti, mantenendo la validazione in capo ai valutatori. Può inoltre rendere più accessibili le informazioni utili al buyer: ricostruire lo stato di una pratica, recuperare condizioni e documenti, evidenziare dati mancanti e supportare la gestione delle eccezioni. 

Nell’ambito contrattuale, l’AI può aiutare a confrontare le clausole con gli standard aziendali e individuare gli scostamenti. Dopo la firma, può strutturare obblighi, scadenze e milestone e supportarne il monitoraggio, segnalando gli adempimenti e le situazioni che richiedono attenzione. Il contratto diventa così una fonte di informazioni utilizzabili anche nelle attività successive alla firma. 

Ripensare il lavoro, valorizzando l’ecosistema SAP 

L’introduzione di queste capacità richiede di ripensare il modello operativo: quali verifiche affidare all’AI, quando coinvolgere uno specialista, chi valida un risultato. 

Gli agenti AI rendono questo passaggio particolarmente rilevante, perché possono supportare sequenze di attività all’interno di un processo.  

«Questo significa passare dall’automazione di singole attività a un approccio in cui agenti AI specializzati affiancano le figure professionali nelle diverse fasi dei processi di Procurement, dalla qualifica dei fornitori al sourcing, fino alla gestione dei contratti e alle attività operative, integrandosi con i sistemi aziendali», sottolinea Rao. «L’obiettivo è rendere il controllo più continuo, strutturato e sostenibile, lasciando sempre alle persone la responsabilità delle decisioni». 

Per le organizzazioni SAP, questa evoluzione può svilupparsi a partire dalle piattaforme già adottate, integrando il supporto dell’AI nei processi esistenti. Come sintetizza Rao: «L’obiettivo è quello di  valorizzare gli investimenti già effettuati nell’ecosistema SAP, rendendo più efficienti e intelligenti i processi esistenti». 

M4P porta l’AI nel lavoro quotidiano del Procurement 

È anche in questa direzione che si inserisce M4P – Mashfrog4Procurement, la suite modulare di agenti AI specializzati sviluppata da Mashfrog Group per supportare la gestione dei fornitori, il sourcing, la gestione dei contratti e l’automazione delle attività operative di acquisto. La suite si integra con sistemi di spend management, tra cui SAP Ariba, con SAP S/4HANA e con fonti informative e repository documentali, portando analisi e controlli nei flussi di lavoro.  

Il suo approccio modulare permette di partire dalle priorità dell’organizzazione e ampliare progressivamente gli ambiti di applicazione, mantenendo la supervisione delle persone. 

Con M4P, Mashfrog mette a disposizione competenze di Procurement, integrazione SAP e intelligenza artificiale per accompagnare questo percorso. L’obiettivo è aiutare i team a utilizzare meglio le informazioni disponibili, presidiare i rischi e dedicare più attenzione alle scelte che incidono sul futuro dell’impresa.