Procurement e IA: el nuevo valor de los procesos SAP

Para 2027, el 50 % de las organizaciones habría utilizado herramientas de inteligencia artificial para respaldar la negociación de contratos con proveedores. Esta es la previsión formulada por Gartner en mayo de 2024, que ya entonces señalaba la gestión contractual como un ámbito clave en la evolución de Procurement. Dos años después, la dirección parece estar definida, aunque todavía no se ha consolidado por completo.

A la espera de los datos estructurales de cierre de año, parece estar surgiendo, sin embargo, un desajuste. Es de nuevo Gartner quien señala en una encuesta que el 63 % de los responsables sénior de Procurement espera que la IA mejore significativamente el rendimiento en los próximos tres años. Sin embargo, solo el 25 % ha rediseñado ya los puestos y las funciones como consecuencia directa de la implantación de la IA.

De función operativa y administrativa, Procurement se ha convertido en un factor estratégico de resiliencia, gestión del riesgo y competitividad: elegir un proveedor, negociar una condición o detectar una incidencia significa contribuir a la continuidad y a la capacidad de crecimiento de la empresa. Para asumir esta responsabilidad, es necesario transformar el trabajo diario y hacerlo con las mejores herramientas disponibles para optimizar los procesos.

Procesos digitales, decisiones aún por construir

Incluso hoy, en empresas que han digitalizado sus procesos con SAP Ariba y SAP S/4HANA, muchas actividades siguen requiriendo tiempo y comprobaciones manuales. Recuperar información de distintos sistemas, verificar su coherencia y convertirla en una valoración sigue suponiendo, no obstante, un esfuerzo considerable para los equipos.

«Digitalizar un proceso no significa necesariamente automatizar todas las actividades que lo componen», señala Veronica Rao, Managing Director de Mashfrog4Procurement (M4P). «Hoy la IA nos ofrece la oportunidad de dar un paso más: hacer más inteligentes los procesos ya digitalizados, reducir el trabajo manual y permitir que las personas se concentren en las decisiones y en las actividades de mayor valor».

Se trata de pasar de la automatización a la inteligencia para la toma de decisiones (decision intelligence): integrar en los procesos la capacidad de interpretar documentos, conectar información, detectar anomalías y preparar los elementos necesarios para tomar decisiones. El beneficio potencial abarca tanto la productividad como la visibilidad y la calidad del control.

Proveedores, compras y contratos: dónde puede intervenir la IA

Hay tres áreas que muestran de forma concreta cómo este enfoque puede transformar el trabajo de Procurement.

En la gestión de proveedores y la supervisión del riesgo, la IA puede ayudar en los procesos de homologación, comprobando la integridad y coherencia de la documentación con respecto a los requisitos de la empresa. También puede complementar los controles sobre subcontratistas y el análisis de las evidencias recopiladas durante las auditorías, señalando las cuestiones que requieren un análisis más detallado. «Son actividades diferentes, pero tienen un elemento en común: requieren comprobaciones repetitivas y el análisis de grandes volúmenes de información», explica Rao. «La IA puede intervenir precisamente en estas etapas, apoyando el trabajo de las personas y haciendo que los controles sean más rápidos, coherentes y estructurados».

En el sourcing y las operaciones de compra, la IA puede ayudar a preparar la documentación de las licitaciones, elaborar matrices de evaluación y comparar las ofertas con los criterios establecidos, manteniendo la validación en manos de los evaluadores. También puede facilitar el acceso del comprador a la información relevante: reconstruir el estado de un expediente, recuperar condiciones y documentos, señalar datos que faltan y facilitar la gestión de excepciones.

En el ámbito contractual, la IA puede ayudar a comparar las cláusulas con los estándares de la empresa e identificar desviaciones. Tras la firma, puede estructurar obligaciones, plazos e hitos, así como facilitar su seguimiento, señalando los compromisos pendientes y las situaciones que requieren atención. De este modo, el contrato se convierte en una fuente de información útil también para las actividades posteriores a la firma.

Repensar el trabajo y aprovechar el ecosistema SAP

La incorporación de estas capacidades exige replantear el modelo operativo: qué comprobaciones delegar en la IA, cuándo recurrir a un especialista y quién debe validar los resultados.

Los agentes de IA hacen que este cambio sea especialmente relevante, ya que pueden dar soporte a secuencias de actividades dentro de un proceso.

«Esto significa pasar de automatizar tareas individuales a un enfoque en el que agentes de IA especializados acompañan a los profesionales en las distintas fases de los procesos de Procurement, desde la homologación de proveedores hasta el sourcing, pasando por la gestión de contratos y las actividades operativas, integrándose con los sistemas empresariales», destaca Rao. «El objetivo es que el control sea más continuo, estructurado y sostenible, manteniendo siempre en las personas la responsabilidad de las decisiones».

Para las organizaciones que utilizan SAP, esta evolución puede desarrollarse a partir de las plataformas ya implantadas, integrando las capacidades de la IA en los procesos existentes. Como resume Rao: «

El objetivo es valorizar las inversiones ya realizadas en el ecosistema SAP, haciendo que los procesos existentes sean más eficientes e inteligentes.».

M4P incorpora la IA al día a día de Procurement

En esta misma línea se enmarca M4P – Mashfrog4Procurement, la suite modular de agentes de IA especializados desarrollada por Mashfrog Group para dar soporte a la gestión de proveedores, el sourcing, la gestión de contratos y la automatización de las actividades operativas de compra. La suite se integra con sistemas de gestión del gasto, entre ellos SAP Ariba, con SAP S/4HANA y con fuentes de información y repositorios documentales, incorporando análisis y controles a los flujos de trabajo.

Su enfoque modular permite partir de las prioridades de cada organización y ampliar progresivamente los ámbitos de aplicación, manteniendo siempre la supervisión de las personas.

Con M4P, Mashfrog pone a disposición de las empresas su experiencia en Procurement, integración SAP e inteligencia artificial para acompañarlas en este proceso. El objetivo es ayudar a los equipos a aprovechar mejor la información disponible, supervisar los riesgos y dedicar más atención a las decisiones que influyen en el futuro de la empresa.