M4P: la suite di AI agent per il Procurement

Immagina una piattaforma in cui ogni fase del Procure to Pay (P2P), ogni documento e ogni decisione sono supportati e potenziati dall’Intelligenza Artificiale. Questa piattaforma esiste: si chiama Mashfrog for Procurement. Nata dall’unione tra l’expertise dei team Mashfrog in procurement e GenAI/XAI, M4P trasforma ogni fase del P2P, rendendo i processi più rapidi, precisi e intelligenti. Ne parliamo con Veronica Rao, Managing Director area Spend Management e Product Manager di M4P.

Veronica, in poche parole, cos’è Mashfrog for Procurement?

Mashfrog for Procurement è il collega più veloce, preciso e aggiornato che un buyer possa avere. È una suite di componenti multiagent di intelligenza artificiale specializzati sul linguaggio del procurement, integrati con sistemi di spend management (Ariba, Jaggaer), infoprovider e SAP S/4HANA, che supportano le aziende nell’accelerare i processi di acquisto, migliorare le decisioni e ridurre i costi operativi.

Cosa rende m4p diverso da un classico strumento di automazione?

Non è un semplice tool che automatizza attività ripetitive, ma un’estensione intelligente del team acquisti. I nostri agenti AI comprendono richieste in linguaggio naturale, analizzano dati provenienti da più fonti aziendali e restituiscono risposte pronte per l’azione, riducendo drasticamente i tempi di lavorazione e minimizzando il rischio di errore.

Quali sono i componenti principali che compongono la suite?

• ProcAssistant AI, un modulo che attraverso l’interazione tra diversi agent risponde a domande complesse aggregando dati da Ariba, S/4HANA e infoprovider esterni.
• SmartClause AI, un componente complesso che analizza contratti e clausole, confrontandoli automaticamente con il clausolario aziendale.
• TenderAI Assistant, un verticale composto da differenti  Agenti dedicati  alla  creazione dei capitolati di gara e alla costruzione della griglia di valutazione tecnica delle gare.
• Vendor Validator AI, in grado di eseguire controlli approfonditi sulle informazioni raccolte dai  fornitori incrociando dati societari, finanziari e reputazionali.
• DocSum AI,  una soluzione che trasforma documenti complessi in sintesi chiare e fruibili.

Puoi raccontarci un caso concreto di come ProcAssistant AI ha velocizzato un processo?

Immaginate un buyer che deve rispondere alla domanda: “Quali fornitori della categoria X hanno lavorato con noi l’anno scorso, con uno score Open.es sopra Y e almeno 100 dipendenti?” Normalmente servirebbe estrarre e incrociare manualmente i dati tra sistemi diversi. Con ProcAssistant AI basta formulare la domanda: in pochi secondi questa applicazione aggrega i dati da Ariba, S/4HANA e infoprovider esterni restituendo una risposta completa, pronta per essere usata nelle decisioni di acquisto.

Spesso le aziende sottovalutano quanto tempo impiegano a gestire le gare d’appalto. Puoi raccontarci come TenderAI Assistant cambia davvero questo processo?

Assolutamente. Le gare sono processi complessi, spesso rallentati da attività manuali che assorbono tempo prezioso. Con TenderAI Assistant, la generazione dei documenti RFP e della griglia di valutazione tecnica viene supportata dall’intelligenza artificiale, garantendo completezza e coerenza delle informazioni, senza errori.
Ma il vero cambio di passo avviene quando arrivano le offerte: l’applicazione, grazie ai suoi numerosi agent, analizza automaticamente i documenti ricevuti, estrae i dati rilevanti, individua le non conformità e fornisce un confronto puntuale delle proposte sulla base della griglia generata. 
Un nostro cliente è passato da tre settimane a soli tre giorni per l’analisi delle offerte, potendo così concentrare tempo ed energie sulla scelta strategica del fornitore migliore.

L’applicazione dell’AI al procurement può far nascere dubbi sulla sicurezza dei dati. Come affrontate questo aspetto?

La sicurezza dei dati è una priorità. La suite m4p separa chiaramente la componente di gestione del dato dalle componenti di elaborazione. Il dato può essere memorizzato presso un'infrastruttura privata (cloud o on-premise) gestita dal cliente.  Le componenti di elaborazione sono eseguite su un'infrastruttura cloud centralizzata di Mashfrog ma garantendo comunque i livelli di sicurezza richiesti ed una chiara separazione per Cliente grazie alla tecnologia container-based Docker. Infine eventuali chiamate ad LLM di mercato vengono tutte effettuate con l'indicazione di non usare i dati per effettuare training del modello e mascherando dati sensibili dove necessario, rispettando pienamente le policy di data governance aziendale e le normative GDPR.

Qual è la reazione dei team acquisti quando iniziano a usare m4p?

All’inizio c’è stupore: non si aspettano risposte così rapide e complete. Poi capiscono che non è l’AI a sostituirli, ma a potenziarli, liberandoli dalle attività manuali per permettere loro di concentrarsi su decisioni strategiche e negoziazioni ad alto valore.

Come avviene l’implementazione di m4p nelle aziende?

Attraverso un modello che chiamiamo ‘50Days’ perché in meno di tre mesi le aziende possono iniziare a beneficiare dei vantaggi dell’automazione intelligente nel procurement. È un percorso rapido e strutturato che consente di attivare i componenti multi-agent di AI già contestualizzati sui processi e dati del cliente, garantendo un avvio veloce e sicuro con il supporto del nostro team dedicato.

In questo modo l’intelligenza artificiale diventa una risorsa operativa quotidiana, accelerando i processi di acquisto e liberando tempo prezioso per le decisioni strategiche.

In che direzione sta andando l’AI nel procurement secondo la tua visione?

L’AI diventerà uno standard, non solo per risparmiare tempo ma per aumentare la qualità delle decisioni e ridurre i rischi. Con m4p, vogliamo rendere il procurement più veloce, trasparente e sostenibile, affiancando le persone con strumenti che le aiutino a prendere decisioni migliori.

In tre parole, cosa rappresenta m4p per chi lavora negli acquisti?

Velocità, precisione, sicurezza.