Sistemi conversazionali enterprise: quando l’AI diventa un collega

Negli ultimi due anni la Generative AI ha acceso l’immaginazione di aziende e persone: demo spettacolari, prototipi rapidi, promesse di produttività immediata. Ma tra entusiasmo e impatto reale c’è una distanza che chi lavora sul campo conosce bene. Trasformare un’idea in un sistema affidabile, integrato e usato ogni giorno richiede un percorso fatto di scelte architetturali, attenzione all’adozione e una governance capace di sostenere la complessità e le sfide del contesto enterprise.

All’interno di Mashfrog Solutions, l’area AI Solutions ha maturato un’esperienza concreta nello sviluppo di sistemi conversazionali progettati non solo per "stupire", ma soprattutto per sostenere l’operatività quotidiana.

Un assistente digitale che diventa davvero un collega, dove serve davvero

Quando un dipendente cerca una risposta e non la trova subito, il costo non è solo il tempo perso. È la frammentazione dell’attenzione, l’interruzione del flusso di lavoro, la necessità di "chiedere in giro", l’attesa di un ticket o di un passaggio di consegne. E spesso, paradossalmente, l’informazione esiste già: è solo dispersa in procedure, documentazioni tecniche, knowledge base e portali interni.

Il valore dei sistemi conversazionali che realizziamo sta nel fornire ai dipendenti un punto di accesso naturale, con un linguaggio semplice e diretto, che agisce come un assistente digitale in grado di diventare un vero collega: aiuta a orientarsi nella documentazione procedurale e tecnica, riduce la frizione legata alle domande ricorrenti che rallentano il lavoro e rende più semplice l’interazione con sistemi e informazioni aziendali.

Dalla conoscenza all’azione: dialogo e integrazione con l’ecosistema applicativo

Un sistema conversazionale diventa davvero utile quando non si limita a "rispondere", ma accompagna l’utente nel fare. Per questo l’evoluzione delle nostre soluzioni non riguarda solo la capacità di interpretare documenti sempre più articolati: passa anche dall’estensione progressiva del perimetro tramite nuove integrazioni con sistemi aziendali, fonti dati, servizi e applicazioni operative.

In ambito enterprise l’AI non vive in un ambiente isolato, ma si inserisce in processi, regole, ruoli, autorizzazioni, dati sensibili e responsabilità. La progettazione deve quindi tenere insieme qualità della risposta, contestualizzazione in base a chi chiede cosa e in quale scenario, affidabilità e controllo nei casi critici, coerenza con le modalità operative e con gli strumenti con cui le persone lavorano davvero. È qui che si gioca la differenza tra un prototipo efficace e un sistema di produzione.

La prova della maturità: uso quotidiano e miglioramento continuo

La distanza tra "funziona" e “serve” la misura il tempo. Da oltre un anno le nostre soluzioni supportano migliaia di persone ogni giorno al lavoro nelle più diverse industry e sono in grado di seguire l’evoluzione delle esigenze dei nostri clienti estendendo il proprio perimetro, sia con nuove integrazioni sia con ulteriori capacità di comprensione e sintesi su contenuti sempre più complessi. Questa traiettoria è un segnale importante: non limitarsi ai necessari esperimenti, ma realizzare strumenti che vengono adottati perché risolvono problemi reali e lo fanno rispettando i ritmi del lavoro.

Un contesto di mercato che rende il risultato ancora più significativo

Questa concretezza diventa ancora più rilevante se la leggiamo nel contesto più ampio dell’adozione della GenAI. In accordo con il report del MIT "The GenAI Divide: State of AI in Business 2025", il 95% delle iniziative di adozione aziendale basate su GenAI non raggiunge lo stadio di produzione o non produce valore tangibile.

In questo scenario, l’utilizzo soddisfatto da parte degli utenti e la propensione dei nostri clienti a voler estendere nel tempo le soluzioni, incrementando gli investimenti e ampliandone le capacità, sono per noi un indicatore concreto di efficacia: significa che l’approccio adottato ha permesso di superare le barriere tipiche dell’adozione enterprise e di rafforzare la fiducia nel valore generato.

Un impatto trasversale: ogni funzione può beneficiarne, il caso HR

Un elemento chiave emerso dall’esperienza è la natura trasversale di queste soluzioni. Un assistente digitale che diventa davvero un collega può supportare praticamente ogni funzione aziendale, perché lavora sul punto più universale di tutti: l’accesso rapido a informazioni e azioni nel momento in cui servono.

La funzione HR è un esempio particolarmente efficace con cui ci siamo già confrontati. In molti contesti organizzativi, l’HR gestisce una grande quantità di informazioni ad alta frequenza che incidono direttamente sulla produttività delle persone e sull’esperienza di lavoro. Un assistente digitale può facilitare l’accesso a informazioni su organigrammi e colleghi, sui ruoli e sulle responsabilità nei processi, oltre che sulle policy aziendali, riducendo tempi di ricerca e incertezze operative. Può inoltre abilitare richieste di supporto guidate, aiutando l’utente a formulare correttamente il bisogno e classificando la richiesta in modo più accurato, così da velocizzare l’evasione e ridurre passaggi inutili. Infine, può offrire sintesi delle ultime notizie dai portali aziendali, rendendole più fruibili e mirate, con contenuti specializzati per gruppi di utenti diversi, in modo da aumentare la rilevanza e diminuire il rumore informativo.

Il fattore decisivo: tecnologia e "human touch" insieme

Dietro questi risultati c’è un lavoro che va oltre l’ingegneria. Il team che opera su questi sistemi ha una matrice multidisciplinare: include specialisti di AI, Software e Data Engineering, Data Scientist ma anche figure di formazione classica, come antropologi e informatici umanisti. Questa combinazione consente non solo di affrontare le sfide sotto il profilo tecnologico, ma di mettere al centro l’essere umano con le sue esigenze e modalità di relazione, che nei sistemi conversazionali non possono essere ignorate.

Seguendo il nostro motto "Tech huma touch", l’esperienza maturata e le sfide che emergono ogni giorno in un mondo in continua evoluzione ci portano verso un approccio che parte dai due estremi, l’aspetto umano e quello tecnologico, e attraverso un percorso di sintesi costruisce sistemi realmente integrati nella popolazione aziendale, capaci di fare la differenza.

Guardare avanti: solidità oggi, evoluzione domani

Il ritmo di cambiamento dell’AI continuerà ad accelerare, e con esso le aspettative. La direzione, però, resta chiara: sistemi conversazionali sempre più capaci di comprendere contesti complessi, integrarsi in profondità con i processi e sostenere le persone in modo naturale, affidabile e misurabile.

La lezione più importante che portiamo con noi è semplice: quando l’attenzione alla tecnologia e alle persone convivono nella progettazione, l’AI smette di essere una promessa e diventa un acceleratore concreto.