La IA de Mashfrog gana el SAP Quality Award 2025
Gracias al uso de la Inteligencia Artificial, el proceso de entrada de mercancías se vuelve digital e inteligente, con menos errores, tiempos reducidos, trazabilidad total y una colaboración más eficiente entre logística, compras y administración.
Realizado con SmartInbound AI, una solución desarrollada por Mashfrog y actualmente parte de la suite Mashfrog for Procurement (M4P) — un portafolio de ocho aplicaciones de AI multi-agent que respaldan el proceso Procure-to-Pay —, el proyecto se basa en SAP BTP Document Information Extraction y algoritmos de AI semántica para leer automáticamente los DDT de los proveedores, validar los datos en SAP S/4HANA, gestionar los números de serie y ofrecer dashboards de control en tiempo real.
La premiación tuvo lugar el 15 de octubre durante el SAP NOW AI Tour 2025, el evento anual dedicado a las más recientes innovaciones tecnológicas y aplicaciones de la inteligencia artificial en el mundo SAP.
El proyecto ha digitalizado y automatizado el proceso de Entrada de Mercancías, transformando una actividad históricamente manual y costosa en un flujo inteligente, integrado con SAP y completamente trazable.
El objetivo era mejorar la eficiencia operativa y reducir los errores en los flujos documentales relacionados con la recepción de mercancías, garantizando al mismo tiempo una mayor rapidez en los procesos de aprovisionamiento y en la apertura de nuevos puntos de venta.
Como destacó Veronica Rao, Managing Director de Mashfrog for Procurement (M4P): "Este reconocimiento confirma nuestra capacidad de integrar la AI en los procesos SAP con soluciones concretas y escalables. Es un resultado que pone en valor el portafolio de componentes multi-agent de Mashfrog for Procurement, diseñado para aportar inteligencia real a la gestión de compras."
El desafío: digitalizar, simplificar, integrar
Antes del inicio del proyecto, la gestión de las bolle di consegna (DDT) era un proceso manual, con documentos recibidos en diferentes formatos —papel, PDF o digitales— que requerían lectura e ingreso manual de datos en el sistema.
Esto generaba errores, demoras y dificultades de trazabilidad, especialmente en las fases de preparación y apertura de nuevos puntos de venta.
La necesidad de MD era, por tanto, doble: por un lado, estandarizar y digitalizar todo el proceso de Goods Receipt; por otro, asegurar una integración total con SAP S/4HANA, para obtener datos más confiables y procesos más rápidos y transparentes.
La solución: SmartInboundAI, uno de los ocho componentes de la suite M4P
Mashfrog trabajó en la contextualización del producto SmartInboundAI, una solución basada en SAP Business Technology Platform que utiliza SAP Document Information Extraction y algoritmos de inteligencia artificial semántica para leer automáticamente los albaranes de los proveedores.
El sistema valida los datos con las órdenes presentes en SAP S/4HANA, gestiona los números de serie, genera automáticamente serial numbers virtuales en caso de datos faltantes y proporciona una página en tiempo real para el control y la colaboración entre logística, compras y administración.
El proceso está respaldado por una interfaz sencilla e intuitiva con un sistema de semáforo (verde, amarillo, rojo) que permite a los operadores identificar de inmediato los datos que la AI ha leído con dificultad, garantizando así un control rápido y preciso.
Esta automatización inteligente ha reducido en más del 70 % el trabajo manual, mejorado la calidad y la completitud de los datos, y hecho que el proceso de Goods Receipt sea más rápido, trazable y conforme a los estándares corporativos.
Los resultados: eficiencia, trazabilidad y valor estratégico
La introducción de SmartInboundAI ha generado beneficios tangibles y medibles en términos de productividad, calidad de los datos y colaboración interfuncional.
Entre los principales resultados:
- Reducción drástica de los tiempos de registro de los DDT y de los errores de ingreso
- Trazabilidad completa de las mercancías y de los números de serie
- Optimización del trabajo del personal, que puede centrarse en actividades de mayor valor añadido
La AI como palanca de crecimiento y simplificación
El reconocimiento obtenido demuestra el valor estratégico de la Inteligencia Artificial como factor de transformación de los procesos empresariales. Gracias a un enfoque basado en metodología ágil, co-diseño con los usuarios e integración total con SAP, ha tomado forma un modelo de innovación escalable y sostenible, destinado a convertirse en un referente para este tipo de actividades.
La sinergia con Mashfrog y el uso avanzado de las tecnologías SAP BTP han permitido transformar un proceso operativo en una ventaja, mejorando la eficiencia, la compliance y la calidad de los datos.
SmartInboundAI representa no solo un éxito a nivel de proyecto, sino también una visión concreta de cómo la AI puede hacer que las empresas sean más inteligentes, eficientes y preparadas para construir el futuro digital de la distribución.