14 Abril 2020

Gestionar proyectos de forma completamente remota: los 3 factores del éxito

 Gestionar un proyecto complejo y de forma completamente remota: la importancia de la metodología en el proyecto de implementación en Zallaf Lybia. 

Está a punto de terminar el proyecto de implementación «green-field», destinado a la instalación de sistemas de gestión, exploración y producción basados en la tecnología en la nube SAP S/4 HANA y SuccessFactors en Zallaf  Lybia Exploration and Production of Oil&Gas, que forma parte de la sociedad de empresas petrolíferas más importantes de Libia (NOC - National Oil Corporation).
Este proyecto de 44 semanas enriquece con nuevas y excepcionales best practices los resultados previamente alcanzados en este primer trimestre de 2020 por el Grupo mashfrog en el ámbito de la migración de los sistemas de gestión y las divisiones de producción
 
Hemos pedido a Emiliano Baroni, CEO de mashfrog DMCC, la empresa filial del Grupo que guio y gestionó todas las fases del proyecto, que compartiera los factores que permitieron el éxito de una operación extremadamente compleja y gestionada íntegramente de forma remota.

Los desafíos de un proyecto de implementación tipo «green-field»

En la jerga del sector, definimos a un proyecto como «green field» cuando implica la implementación desde cero  de sistemas de gestión que innovarán radicalmente los procesos comerciales. Se trata de proyectos integrales que requieren, por lo tanto, un esfuerzo particular de análisis inicial, notables habilidades de rediseño de la arquitectura del proceso y una colaboración constante entre consultores y clientes tanto para la fase de «diseño» como para la implementación real propiamente dicha.      
 
Para hacer particularmente desafiante el proyecto que el Grupo mashfrog desarrolló en Zallaf Lybia, se agregaron dos elementos: el contexto político, (Libia es un país en guerra y, por supuesto, no ha sido posible en ningún momento el acceso de nuestros consultores y PM), y que los componentes del equipo del proyecto estuviesen ubicados en 4 áreas geográficas diferentes.
Un proyecto que, por lo tanto, se ha gestionado continuamente y de forma íntegra de forma remota.

Objetivos y fases del proyecto

Como ya hemos comentado anteriormente, el Grupo mashfrog ha planificado y coordinado todas las fases de implementación de un entorno tecnológico en la nube basado en SAP S4 / HANA y SuccessFactors para la transformación digital de todos los principales procesos comerciales de Zallaf Lybia (desde la administración y control de gestión, compras, logística, transporte, gestión de materiales, hasta la aviación y la extracción). Y no solo eso, desde de HR Payroll se creó una solución llave en mano y completamente «a medida» basada en los requisitos legales del país y las necesidades específicas de la empresa.
 
Las etapas. Las 44 semanas previstas para el proyecto incluyeron una fase inicial, una fase de «exploración» (análisis y diseño), una fase de «realización» (configuración de las soluciones), una fase de «desarrollo» (pruebas y formación de los usuarios) y finalmente una fase de puesta en marcha y seguimiento, denominadas «go-live» y «post-go live support».
«La semana de lanzamiento del proyecto, que tuvo lugar en las oficinas de SAP en El Cairo, fue fundamental. Fue la única ocasión para reunirnos en persona con el cliente y trabajar codo a codo y de forma presencial para definir las líneas de actuación y, sobre todo, la metodología que seguiríamos para todas las fases posteriores del proyecto», afirma Emiliano Baroni.
 
Estas etapas se gestionaron en todo momento de forma remota no solo con el cliente, sino también internamente con el equipo del proyecto, compuesto por 18 consultores técnicos y funcionales que trabajaron desde Italia, desde los Emiratos Árabes Unidos, desde la India y desde Venezuela.

Los factores de éxito del proyecto

Tres fueron los factores fundamentales para el éxito de un proyecto que, según Emiliano, «no fue un despliegue, sino un proyecto integral tanto arquitectónico como de implementación ».
El factor tecnológico: las herramientas, las plataformas y toda la tecnología que permitió llevar a cabo las fases del proyecto y el trabajo remoto.   
El factor humano: las personas, las habilidades interpersonales y técnicas y la experiencia adquirida por los consultores de mashfrog durante proyectos internacionales y en contextos culturales muy diferentes a los suyos.
El factor metodológico: una metodología rigurosa basada en flujos probados y en reuniones semanales indispensables entre los PM  y mensuales con los niveles de la gerencia de Zallaf para comparar y compartir resultados.
«Sin un sistema de control sólido y una metodología probada, habría sido imposible gestionar un proyecto de esta complejidad», comenta Baroni.  
La tecnología, metodología y recursos de mashfrog fueron particularmente efectivos gracias también a la apertura, disponibilidad y confianza mostradas por el cliente.

Nuevas best practices y una oportunidad de crecimiento

Con Zallaf Lybia, el Grupo agrega una best practice a su cartera: el proyecto ha permitido confirmar la efectividad de la metodología mashfrog en la gestión remota de proyectos, y también ponerla en práctica en un sector, el de Oil&Gas, y en áreas completamente nuevas como la extracción y la aviación.

Emiliano Baroni es CEO y fundador de mashfrog DMCC y uno de los padres fundadores del Grupo mashfrog. Se formó profesionalmente en el mundo de la consultoría de empresas, y siempre se ha ocupado de la transformación digital de los procesos empresariales. Después de varios años coordinando la sede de mashfrog en Milán, fundó en 2018 mashfrog DMCC en Dubái, la filial extranjera creada para exportar la experiencia de mashfrog a los mercados de la Región MENA (Oriente Medio y Norte de África) y contribuir a la internacionalización del Grupo.